Copias compulsadas: qué son, dónde compulsar y cómo hacerlo

Cuando se realiza un trámite ante una administración pública, o en determinados organismos privados, es habitual tener que presentar una serie de documentos. Pero para no presentar el original, existe la opción de aportar una copia compulsada. Por ello, te contamos en qué consiste la compulsa de documentos.

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¿Qué es compulsar un documento?

La compulsa de un documento es un acto a través del cual se le da la misma validez administrativa a la fotocopia de un documento que al original. Es decir, esa copia será igualmente válida para operar con ella, sin que sea necesario presentar el documento original.

¿Dónde se compulsan documentos?

Ámbito público: Si se necesita la compulsa para operar frente a la administración pública, habrá que dirigirse a las oficinas de registro de ese mismo organismo en el que se va a realizar el trámite para el que se solicita el documento. Por lo cual, se puede compulsar un documento por ejemplo en la Agencia Tributaria, o en el SEPE, entre otras administraciones.

Ámbito privado: Por otra parte, si se necesita la compulsa para entregarla en una entidad privada, esta se puede solicitar en el organismo en el que se obtuvo el documento original. Pero también es posible que el propio centro privado coteje el documento original y la fotocopia, y la compulse.

¿Cómo se compulsan los documentos de la Administración Pública?

El funcionario correspondiente accederá al documento oficial y a la fotocopia, y se asegurará de que ambos son idénticos. Una vez hecha esta comprobación, esta misma persona hará la compulsa de la copia y devolverá el documento original y el compulsado al solicitante.

¿Cómo se compulsan los documentos para entidades privadas?

Cuando una empresa contrata a un empleado, es habitual que le solicite una copia compulsada de su título. Pues bien, en este caso existen dos posibilidades. Una de ellas es ir al ayuntamiento, para intentar que algún funcionario haga la compulsa. Sin embargo, no es seguro que lo hagan.

Por ello es mejor acudir a una notaría, ya que allí no se negarán a compulsar la fotocopia. En este caso habrá que hacer un pago por este trámite, pero al menos te ahorrarás la molestia de ir al ayuntamiento para que finalmente no te dé resultado.

Sin embargo, si tienes tiempo para ello, siempre puedes intentarlo para que la compulsa te salga gratis.

Documentación necesaria para compulsar

Los documentos que debes presentar para la compulsa son los siguientes:

  • El documento original que quieres que te compulsen.
  • Una fotocopia del documento original, que se vea bien.
  • Tu DNI, pasaporte o NIE.

¿Cuánto se cobra por compulsar un documento?

Como ya sabemos, tan solo hay que pagar la compulsa de un documento cuando se realiza ante notario. Y en este caso habrá que pagar la tasa establecida para el tipo de compulsa del que se trate.

¿Cuánto dura una copia de un documento compulsado?

La copia compulsada es válida durante un plazo de 5 años. Es decir, una vez transcurrido ese tiempo dejará de tener validez ante los organismos en los que se presente.

Diferencias entre copia auténtica y fotocopia compulsada

Aunque a menudo se confunde la fotocopia compulsada con la copia auténtica, en realidad se trata de dos documentos que se diferencian en los siguientes aspectos:

  • Una copia auténtica tiene igual validez que un documento original, por lo que ambos se pueden utilizar indistintamente.
  • Tan solo la copia auténtica garantiza que el documento original es auténtico.
  • A diferencia de lo que ocurre con la fotocopia compulsada, la copia auténtica solo se puede pedir en el mismo organismo que emitió el documento original.

Preguntas frecuentes sobre la compulsa de documentos

Algunas de las dudas más comunes que suelen aparecer en este tema:

¿Se pueden compulsar documentos gratis?

Sí, y de hecho, cuando se compulsa un documento en una administración pública, normalmente el trámite es gratuito. En el caso concreto de los ayuntamientos, estos compulsan gratis los documentos en ocasiones, aunque como vimos antes, no siempre lo harán.

¿Se pueden compulsar documentos ante notario?

Sí, existe la posibilidad de compulsar un documento en una notaría. Ahora bien, esta opción no es gratuita, sino que habrá que pagar la cantidad estipulada por ley (que es igual para toda España). Sin embargo, acudir al notario es una manera de asegurarse de obtener la fotocopia compulsada y que no existe ninguna traba.

¿Compulsan documentos en los ayuntamientos?

Sí, a veces los ayuntamientos compulsan documentos. Sin embargo, y como hemos comentado ya, no siempre lo hacen. Esto se debe a que los ayuntamientos están imponiendo una serie de limitaciones en relación a la compulsa de documentos. Así pues, es habitual no hacer compulsas si los documentos no son para trámites que se realizan en el propio ayuntamiento, o si son para otros organismos pero no se utiliza el registro municipal para presentarlo.

¿Compulsan documentos en los consulados españoles situados en el extranjero?

Sí, en los consulados españoles en el extranjero se pueden compulsar documentos, de forma parecida a como hemos visto que se hacen en otros organismos. Sin embargo, hay que tener en cuenta que cada consulado cuenta con una serie de reglas a la hora de realizar este trámite, por lo que recomendamos solicitar información antes en el consulado en concreto.

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