Digitalizar documentos: qué es y cómo hacerlo con validez legal

Una frase que se escucha recurrentemente en el mundo de los negocios es: “el futuro será digital, o no será”. En efecto, las empresas están recorriendo un camino cada vez más firme hacia las nuevas tecnologías digitales.

Es por ello que queremos hablarte de la digitalización de documentos con validez legal, una opción con importantes ventajas. Te explicamos lo que debes saber sobre este tema en las siguientes líneas.

¿Qué es la digitalización certificada de documentos?

La digitalización certificada es el proceso a través del cual se consigue validez legal para las copias digitales de archivos como facturas, albaranes, etc. Se trata de un procedimiento regulado legalmente y controlado por la Agencia Tributaria. Es decir, que para digitalizar de forma certificada un documento hay que utilizar un software autorizado por la AEAT.

El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril nos da la siguiente definición de la digitalización certificada de documentos:

“Proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria”.

Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril

¿Cuáles son los requisitos del proceso de digitalización certificada de documentos?

Estos requisitos vienen también en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril. Vamos a resumirlos:

  • Lo debe realizar el mismo obligado tributario o un tercero que preste estos servicios por nombre y cuando de aquel. Tanto el uno como el otro tienen que utilizar un software de digitalización certificado.
  • Se debe obtener una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado, y dicha imagen digital tiene que ser firmada con firma electrónica en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización invocado por el software utilizado.
  • El resultado de la digitalización debe organizarse en torno a una base de datos documental, y por cada documento digitalizado se tiene que conservar un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros de los artículos 66 y siguientes del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, y un campo que contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, con su firma electrónica en los dos casos.
  • El obligado a la conservación debe disponer del software de digitalización certificado con las funcionalidades siguientes: firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada periodo de liquidación, y acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos.

¿Para qué sirve un documento certificado digitalmente?

Las ventajas de digitalizar archivos de forma certificada son las siguientes:

  • Tienen exactamente la misma validez legal que los originales en papel, siempre y cuando las copias se hayan realizado conforme al procedimiento establecido.
  • Es una opción mucho más sostenible, es decir, respetuosa con el medio ambiente. Entre otras razones, porque se puede reciclar todo el papel destruido.
  • Se ahorra gran cantidad de espacio, ya que deja de ser necesario contar con los documentos en papel, porque a partir de ese momento estarán en algún tipo de soporte o espacio digital. Incluso se pueden tener varias copias y que no suponga el problema de almacenamiento que supondría en el caso de los archivos físicos.
  • Resulta mucho más fácil buscar archivos que están digitalizados que rebuscar entre gran cantidad de papeles hasta encontrar un documento, por lo que se ahorra tiempo.
  • Los archivos digitales no sufren el deterioro del paso del tiempo o de su manejo, como sucede con los documentos físicos.
  • Aumenta la seguridad a la hora de mantener guardados los archivos, ya que los documentos digitales están codificados y es necesario tener unas claves para acceder a ellos.

Cómo se le da validez legal a un documento digitalizado

Se considera válido un documento digitalizado si tiene una firma electrónica avanzada, ya que de este modo no hay duda alguna sobre la identidad de la persona que firma, ni sobre que el documento pueda haber sido modificado. El certificado hace que la firma sea válida a efectos legales.

La firma electrónica se hace de dos formas:

  • Las empresas utilizan el software de digitalización autorizado por la Agencia Tributaria que contiene el certificado digital de la misma, generando la firma electrónica avanzada.
  • Los particulares tienen que usar un lector de tarjetas para su DNI electrónico.

Cómo digitalizar documentos para darle certificación legal

Existen distintos programas que permiten la digitalización certificada de documentos. Por ejemplo, el de Holded, un software de gestión para pymes que permite a los negocios llevar su gestión de forma muy sencilla, y que entre otras funcionalidades incluye la digitalización certificada de archivos.

Redacción: María Gil

Me licencié en Derecho en 2014 y tengo el Máster en Abogacía desde 2016. Por otra parte, trabajo desde 2015 redactando artículos en medios digitales. Y gracias a Dudaslegislativas, tengo la oportunidad de compaginar mi vocación jurídica con mi pasión por el mundo de Internet. Redes sociales: Twitter y Linkedin.

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