Factura proforma: qué es, para qué sirve y diferencias con un presupuesto

Si has escuchado hablar alguna vez de la factura proforma, es importante que sepas que en realidad no se trata de un tipo de factura. Por ello en este artículo vamos a explicarte en qué consiste la factura proforma, cuándo se utiliza y por qué no es una factura real.

¿Qué es una factura proforma?

Una factura proforma es un documento que se envía al comprador en el que se indican todos los detalles de la operación que incluirá la factura que se le emitiría después. Por ello no se trata realmente de una factura, sino que consiste en una especie de borrador de la misma.

De hecho la factura proforma no se incluye en la contabilidad del negocio ni se declara, puesto que para la Agencia Tributaria no tiene validez alguna.

¿Cuándo se utiliza una factura proforma?

Se puede enviar una factura proforma en todos aquellos casos en los que se quiera informar a un cliente sobre los detalles de la transacción. Sin embargo lo cierto es que este documento se suele utilizar en los siguientes casos principalmente:

  • En operaciones comerciales internacionales, informando así el valor de las mismas.
  • A la hora de solicitar subvenciones del Estado o financiación, para justificar una inversión que se va a realizar.
  • Para que un cliente cuente con todos los detalles del precio del producto o servicio en el que está interesado.

¿Qué valor tiene este tipo de factura?

Es especialmente importante tener en cuenta que la factura proforma no tiene ninguna validez a nivel legal. Por ello en ningún caso se puede pretender utilizarla como una verdadera factura.

Además, la Agencia Tributaria nunca aceptará una factura proforma para probar que existía una relación comercial entre dos personas.

Requisitos necesarios para que se considere factura proforma

Para que un documento se pueda considerar una factura proforma es necesario que cumpla una serie de requisitos. Se trata de que contenga los siguientes elementos:

  • Un título visible, donde quede claramente indicado que se trata de una proforma.
  • Los datos del proveedor, y los necesarios para identificar al cliente.
  • La descripción de todos los productos o servicios que formarían parte de la operación, la cantidad y el precio unitario de los mismos, y el precio total de la transacción.

Diferencia entre factura proforma y una factura normal

Principalmente la diferencia entre una factura proforma y una factura «normal» es que esta última es un documento con validez legal, fiscal y contable, a diferencia de la factura proforma. Por ello no se puede modificar; tan solo es posible emitir una factura rectificativa para subsanar los errores que pueda contener la factura original.

En ningún caso la factura proforma puede sustituir a una factura normal, sino que se trata tan solo de un documento en el que se anticipan los detalles de aquella.

Diferencia entre factura proforma y presupuesto

La diferencia fundamental entre la factura proforma y un presupuesto está en lo relacionado con la intención.

Un presupuesto se emite para hacer una propuesta de precio de un bien o servicio que pueda interesar al cliente.

En el caso de la factura proforma en cambio, el vendedor y el posible comprador ya han tenido una serie de conversaciones, y este documento se envía para que si el cliente acepta los detalles, se pueda enviar la factura normal que formaliza el acuerdo comercial.

Otra diferencia es que en el caso del presupuesto, el precio final puede variar cuando se concrete la operación. Sin embargo la factura proforma se emite para informar al cliente sobre el precio definitivo de los productos o servicios que este podría adquirir, y si está de acuerdo, se harán definitivos a través de la verdadera factura.

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