Para muchos trámites hay que presentar copias de documentos, y es frecuente no saber dónde se compulsan, quién puede hacerlo o si tiene coste. Por eso la copia compulsada genera tantas dudas.
Una copia compulsada es una fotocopia que un funcionario o un notario coteja con el original y certifica como idéntica. En este artículo te contamos dónde se compulsan documentos, quién puede hacerlo, cuánto cuesta y en qué trámites la ley ya no permite exigirla.
¿Qué es compulsar un documento?
Compulsar un documento es el acto por el que un funcionario o un notario coteja una fotocopia con su original y certifica que son idénticos. Desde ese momento, esa copia compulsada tiene la misma validez administrativa que el documento original y sirve para el trámite sin tener que soltar el papel bueno.
Verás el trámite escrito de varias formas y todas significan lo mismo: compulsa de documentos, compulsación de documentos, fotocopia compulsada o fotocopia cotejada. El resultado es un documento compulsado, con sello, fecha y firma de quien hizo la comprobación.
La palabra compulsa viene del vocabulario administrativo antiguo. La norma que hoy regula esto, la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común, ya no la usa: habla de copia auténtica (artículo 27) y de cotejo de las copias que aporta el interesado (artículo 28.5). En la ventanilla se sigue diciendo compulsar, pero lo que te van a hacer es una de esas dos cosas.
Antes de ir a ninguna ventanilla: pregunta en el organismo de destino si de verdad necesita la copia compulsada. Desde 2015 la regla general es que las Administraciones no pueden exigir originales ni documentos que ya obren en su poder, así que buena parte de los trámites se resuelven con una fotocopia corriente.
¿Dónde se compulsan documentos?
El sitio depende de para quién sea el documento. Si es para un trámite público, la compulsa se pide en el mismo organismo donde vas a presentarlo. Si es para una empresa, un banco o una academia, la vía segura es la notaría. Estas son las cinco opciones reales, con lo que cuesta cada una y para qué vale:
| Dónde | Cuánto cuesta | Para qué vale |
|---|---|---|
| Oficina de registro de la Administración | Gratis | Trámites de esa misma Administración |
| Notaría | Desde 3,01 euros más IVA | Cualquier destino, público o privado |
| Universidad o centro emisor | Tasa propia del centro | Títulos y expedientes académicos |
| Oficina de Correos | Desde 5,28 euros con IVA | Documentos que se presentan por registro |
| Consulado de España | Tasa consular | Trámites desde el extranjero |
En el ámbito público, las oficinas de asistencia en materia de registros (lo que se llamaba oficina de registro) son el sitio natural. La Agencia Tributaria, el SEPE, la Seguridad Social o la sede de tu comunidad autónoma tienen la suya, y también los ayuntamientos. También se pueden compulsar documentos en Correos, que digitaliza el original y lo registra en el organismo de destino a través del servicio ORVE.
En el ámbito privado, además de la notaría, muchas veces basta con que la propia entidad coteje el original con la fotocopia y se quede con la copia sellada. Es lo habitual en un proceso de selección o en una matrícula: se enseña el título, se entrega la copia y ahí acaba el asunto.
Quién puede compulsar un documento
No lo puede hacer cualquier empleado público que tenga un sello a mano. El artículo 27.1 de la Ley 39/2015 obliga a cada Administración a designar qué órganos expiden copias auténticas y a mantener un registro de funcionarios habilitados, interoperable con el de las demás Administraciones, para que se pueda comprobar que quien firmó la copia tenía competencia para firmarla.
Fuera de la Administración, quien tiene esa facultad es el notario. Lo que hace no se llama compulsa, sino testimonio por exhibición (artículo 251 del Reglamento Notarial): reproduce el documento que se le enseña y da fe de que la copia coincide con él. No entra a valorar si lo que dice el documento es cierto, solo que la copia es fiel.
Cómo se compulsa un documento y qué hay que llevar
El trámite es presencial y se resuelve en el mismo momento, sin cita en la mayoría de oficinas. Llevas el original y la fotocopia, la persona que atiende compara los dos, sella y firma la copia, y te devuelve el original junto con el documento compulsado.
Lo que hay que llevar es siempre lo mismo:
- El documento original que quieres compulsar, no la copia de otra copia.
- Una fotocopia legible, a una cara o a dos según lo pida el destino.
- Tu DNI, pasaporte o TIE para identificarte.
- Si vas en nombre de otra persona, su autorización firmada y una copia de su documento de identidad.
Cuidado con el número de copias: la compulsa se hace copia a copia. Si tienes que presentar el mismo título en tres sitios, pide las tres copias compulsadas en la misma visita, porque volver a por la segunda cuesta el mismo viaje que la primera.
Cuánto cuesta compulsar un documento
En la Administración pública el trámite es gratuito. No hay tasa por compulsar en una oficina de registro cuando la copia es para un procedimiento de esa misma Administración, y ahí está la respuesta a dónde compulsar documentos gratis: en la ventanilla del organismo al que vas a presentarlos.
En la notaría sí se paga, y el precio no lo decide cada despacho. El arancel notarial (Real Decreto 1426/1989, anexo I, número 5.4) fija 3,005061 euros por la diligencia de cotejo y 0,601012 euros por cada folio de más. Los seis decimales no son una errata: salen de convertir a euros las 500 y las 100 pesetas del arancel original. Con el IVA sumado, un documento de una o dos páginas sale por unos cuatro euros y uno largo se va a diez o doce.
Compulsar documentos en Correos tampoco es gratis. Sus tarifas de 2026 van de 5,28 euros con IVA para un documento de una a cinco páginas a 7,67 euros para uno de dieciséis a veinte, con seis céntimos por página adicional a partir de la veintiuna.
Las universidades y los centros de estudios tienen su propia tasa por expedir copias compulsadas de títulos y expedientes, que publican en su normativa de precios públicos.
Compulsar el DNI: por qué en la Administración ya no te lo pueden pedir
Compulsar el DNI es una de las peticiones que más se repiten y una de las que menos sentido tiene. El Real Decreto 522/2006 suprimió la aportación de fotocopias del documento de identidad en los procedimientos de la Administración General del Estado: los datos de identidad se comprueban de oficio con lo que ya consta en sus archivos, o consultando el Sistema de Verificación de Datos de Identidad con tu consentimiento.
Esa misma regla se aplica a la tarjeta de identidad de los extranjeros residentes en España. Si no das el consentimiento para la consulta, entonces sí tendrás que aportar una fotocopia del documento, pero una fotocopia simple, no compulsada.
Donde te pueden seguir pidiendo el DNI compulsado o el pasaporte compulsado es fuera de ese ámbito: una entidad privada, una universidad extranjera o una convocatoria cuyas bases lo exijan de forma expresa. Ahí la vía es la notaría, porque la oficina de registro solo compulsa para trámites propios.
Cómo compulsar un título universitario
El título académico es el documento que más se compulsa, y tiene una regla propia: la copia compulsada la expide la secretaría del centro que emitió el título, no una oficina de registro cualquiera. Con el original en la mano hay que ir a la universidad, al instituto o a la escuela oficial de idiomas que lo firmó.
Para una oposición o una bolsa de trabajo, lee las bases antes de gastar el dinero: muchas convocatorias admiten la copia simple con una declaración responsable y solo piden el título compulsado a quien acaba entrando en la lista de aprobados.
Si el título es extranjero, el orden importa y equivocarse sale caro: primero la legalización o la apostilla en el país de origen, después la traducción jurada y solo al final la copia compulsada del conjunto. El proceso completo está en cómo homologar un título en España.
Compulsar documentos online: la copia auténtica electrónica y el CSV
No existe ningún botón para compulsar un documento online desde casa, ni con certificado digital ni con Cl@ve. Lo que sí existe, y en la práctica sustituye a la compulsa, es la copia auténtica electrónica.
El artículo 27.4 de la Ley 39/2015 obliga a las Administraciones a expedir copia auténtica electrónica de cualquier documento en papel que presentes y que vaya a incorporarse a un expediente. Se pide en la oficina de asistencia en materia de registros: el funcionario habilitado digitaliza el papel, la copia queda en el expediente con sus metadatos y a ti te devuelven el original.
Al revés funciona igual de bien. Cuando lo que tienes es un documento electrónico y en la ventanilla te piden papel, la copia impresa lleva un código seguro de verificación, el famoso CSV, que permite recuperar el original en la sede electrónica del organismo que lo emitió. Esa copia no necesita compulsa: la comprobación la hace quien la recibe tecleando el código, y cada Administración está obligada a publicar en su sede el sistema de verificación que usa.
Con certificado digital o Cl@ve puedes descargarte tú mismo copias auténticas de lo que ya tiene la Administración, como la vida laboral o el certificado de empadronamiento, y salen firmadas y con su CSV. Si lo que buscas es dar validez legal a documentos propios de una empresa, el camino es otro y está explicado en digitalizar documentos con validez legal.
Cuándo la Administración no puede exigirte una copia compulsada
Aquí está el cambio que casi nadie cuenta en la ventanilla. El artículo 28 de la Ley 39/2015 dio la vuelta al reparto de cargas y dejó la compulsa como algo excepcional:
- No pueden pedirte originales salvo que una norma concreta lo establezca de forma expresa y con carácter excepcional (artículo 28.3).
- No pueden pedirte documentos que ya tengan ellos o cualquier otra Administración, ni los que ya aportaste antes: tienen que recabarlos por vía electrónica (artículos 28.2 y 28.3).
- El cotejo es la excepción: solo pueden pedirte que exhibas el original, y de forma motivada, cuando el documento sea especialmente relevante en el procedimiento o haya dudas por la calidad de la copia (artículo 28.5).
- Tú respondes de lo que presentas (artículo 28.7). Esa es la razón de fondo de que hoy baste con una copia simple en tantos trámites: quien miente carga con la consecuencia.
Si en una ventanilla te exigen una copia compulsada para un trámite en el que no hay norma que lo respalde, puedes pedir que te indiquen por escrito en qué precepto se apoyan. Suele bastar con preguntarlo.
Ejemplo
Presentas la solicitud con una fotocopia del certificado de notas. La Administración no puede exigirte el original ni la copia compulsada solo porque siempre se haya hecho así. Si duda de la calidad de la copia, te requerirá de forma motivada para que enseñes el original y lo coteje, y ahí termina el asunto.
Diferencias entre copia auténtica y fotocopia compulsada
Se confunden a diario, y la diferencia importa porque no valen para lo mismo:
- La copia auténtica tiene la misma validez y eficacia que el documento original a todos los efectos (artículo 27.2), y la que expide una Administración vale ante todas las demás (artículo 27.1).
- La fotocopia compulsada acredita que la copia coincide con el papel que se enseñó, nada más. Su eficacia se limita al ámbito de la actividad de las Administraciones Públicas (artículo 28.6).
- La copia auténtica de un documento administrativo se pide al órgano que lo emitió, que tiene quince días para expedirla desde que entra la solicitud (artículo 27.4). La compulsa, en cambio, se hace en el acto.
- Las copias auténticas de documentos notariales, registrales y judiciales no se rigen por esta ley, sino por su normativa propia (artículo 27.6). La copia auténtica de una escritura la da la notaría, no una ventanilla.
¿Cuánto dura una copia compulsada?
No hay ninguna norma que fije un plazo general de caducidad para una copia compulsada. Ni cinco años ni ningún otro: mientras el documento copiado siga siendo válido, la copia lo sigue siendo también. Lo que caduca es otra cosa:
- El documento copiado. La copia compulsada de un DNI caducado no vale, porque no vale el original.
- El plazo que fije la convocatoria. Muchas oposiciones y ayudas exigen que la documentación se haya expedido dentro de los tres o seis meses anteriores.
- El contenido, cuando cambia. Un certificado de empadronamiento o uno de estar al corriente de pagos retrata una situación de un día concreto.
La regla práctica es mirar siempre las bases del trámite. Si no dicen nada sobre la antigüedad de los documentos, no hay caducidad que valga.
Preguntas frecuentes sobre la compulsa de documentos
Las dudas que más se repiten cuando hay que presentar documentos compulsados.
¿Se pueden compulsar documentos gratis?
Sí. Compulsar en una oficina de registro de la Administración es gratuito siempre que la copia sea para un trámite de esa misma Administración. La compulsa de pago es la de la notaría y la de Correos.
¿Se pueden compulsar documentos ante notario?
Sí, y es la única vía que no te pueden negar. El notario extiende un testimonio por exhibición y cobra por él el arancel fijado por ley, igual en toda España. Es la opción cuando la copia es para una empresa, un banco o un organismo extranjero.
¿Compulsan documentos en los ayuntamientos?
A veces sí, pero no siempre. Muchos ayuntamientos limitan la compulsa a los documentos de trámites municipales o a los que se van a presentar por su propio registro. Si el destino es otro organismo, es habitual que te remitan a la ventanilla de ese organismo.
¿Puedo compulsar un documento en un organismo distinto al de destino?
Como norma, no. Una oficina de registro compulsa para sus propios procedimientos. La excepción está en la propia ley: una copia auténtica expedida por una Administración vale ante todas las demás (artículo 27.1), así que si lo que te dan es una copia auténtica y no una compulsa de ventanilla, sirve en cualquier otra.
¿Se puede compulsar la fotocopia de otra fotocopia?
No. La compulsa exige tener delante el documento original, porque lo que se certifica es que la copia coincide con él. Una copia compulsada de una copia compulsada no acredita nada frente al documento auténtico.
¿Compulsan documentos en los consulados españoles en el extranjero?
Sí, los consulados de España compulsan documentos de forma parecida a como se hace aquí, con una tasa consular por el servicio. Cada oficina consular tiene sus propias reglas y horarios para este trámite, así que conviene consultarlo en la web del consulado concreto antes de desplazarse.
