Si vas a solicitar la prestación por desempleo o un subsidio, el SEPE necesita el certificado de empresa para comprobar que estás en situación legal de desempleo. Puedes verlo y descargarlo tú mismo en PDF desde la sede electrónica, sin cita previa y sin pasar por la oficina, siempre que tu empresa ya lo haya enviado por vía telemática.
Aquí tienes el camino exacto: qué hace falta para identificarte, dónde está el botón que abre la consulta, cómo se descarga el documento y qué hacer si no aparece ninguno.
Qué necesitas antes de consultar el certificado de empresa
La consulta es un servicio de la sede electrónica del SEPE reservado al titular del certificado, así que hacen falta dos cosas.
- Un medio de identificación electrónica: certificado digital, DNI electrónico, usuario y contraseña de Cl@ve o PIN enviado al teléfono móvil. Vale cualquiera de los cuatro.
- Que la empresa lo haya enviado por vía telemática, con el servicio Certific@2. Si lo entregó en papel en la oficina de empleo, no va a aparecer en la consulta online.
El plazo de la empresa son diez días. El artículo 27 del Real Decreto 625/1985 obliga al empresario a facilitarte el certificado de empresa dentro de los diez días siguientes a tu situación legal de desempleo. Antes de que pase ese plazo es normal que la consulta salga vacía.
Cómo consultar el certificado de empresa en el SEPE paso a paso
El servicio se llama "Consultar certificados de empresa" y cuelga del apartado de consultas de protección por desempleo de la sede. Son cuatro pasos.
- Entra en la página de consultas de protección por desempleo de la sede electrónica del SEPE.
- Pulsa el botón "Consultar certificados de empresa", que es el segundo de los dos que ofrece esa página.
- Identifícate con certificado digital, DNI electrónico, Cl@ve o PIN al móvil.
- Se abre la pantalla "Consulta de certificados de empresa por trabajador", con los certificados que las empresas han enviado a tu nombre.
De esa pantalla, el bloque que interesa es "Documentos anexados": ahí está el PDF de cada certificado, con la fecha en la que se anexó y el origen, que suele ser el fichero XML que envió la empresa. El resto de la pantalla enseña los datos del representante que firmó y las bases de cotización que el SEPE va a usar para calcular tu prestación.
Cómo descargar el certificado de empresa en PDF
Ver la pantalla no te deja el documento en el ordenador. Para eso hay que sacar el PDF desde la tabla de documentos anexados.
- Marca el círculo que hay a la izquierda del documento, en la columna sin título de la tabla.
- Pulsa el botón "Mostrar", justo debajo de la tabla.
- El certificado se abre en PDF. Según el navegador se descargará solo o se abrirá en el visor, desde donde puedes guardarlo.
El fichero llega con un nombre numérico, del tipo 404819344.pdf, no con tu nombre ni el de la empresa. Conviene renombrarlo antes de adjuntarlo a cualquier trámite, sobre todo si vas a descargar más de uno.
Si en la lista aparecen varios certificados, fíjate en la fecha de entrada y en el origen para bajar el que corresponde: la consulta enseña todos los que se han enviado a tu nombre, incluidos los de trabajos anteriores.
El propio SEPE publica una guía de uso con las pantallas del trámite en PDF, útil si te encuentras alguna distinta a la de arriba.
Qué hacer si no aparece ningún certificado de empresa
Que la consulta salga vacía casi nunca es un fallo de la sede: lo normal es que la empresa todavía no haya transmitido el documento. El orden en el que conviene moverse es este.
- Comprueba si han pasado los diez días desde el día siguiente a tu cese. Dentro de ese plazo la empresa está en tiempo y no hay nada que reclamar.
- Reclama a la empresa si el plazo ya venció, por escrito y a quien lleve la nómina o la gestoría. Muchas veces el certificado está hecho y solo falta enviarlo.
- Solicita la prestación igualmente, aunque no lo tengas. Tienes quince días hábiles desde tu situación legal de desempleo para presentar la documentación, y ese plazo no se para porque falte un papel.
- Pide la declaración de carencia de documentación al presentar la solicitud. Es el impreso donde consta que falta el certificado porque la empresa no lo ha entregado.
A partir de ahí, el SEPE reclama el certificado a la empresa directamente o lo hace a través de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La empresa está obligada a entregarlo y no hacerlo es una infracción que la Inspección puede sancionar. Si quieres saber qué datos tiene que contener y qué obligaciones asume tu empresa, lo tienes en el artículo sobre el certificado de empresa.
Qué hacer si los datos del certificado son incorrectos
Descargar el PDF sirve para algo más que para guardarlo: es la única forma de revisar, antes de que se resuelva tu solicitud, lo que el SEPE va a dar por bueno. Merece la pena mirar tres cosas.
- La causa del cese. Es lo que decide si te corresponde cobrar. Una baja voluntaria mal anotada donde hubo un fin de contrato deja la solicitud sin derecho a prestación.
- La fecha de efectos. Marca el día desde el que cuenta el plazo de quince días hábiles y desde el que se devenga la prestación.
- Las bases de cotización de los últimos 180 días. Son las que fijan la cuantía, así que un error ahí se traduce en menos dinero al mes.
Si algo no cuadra, lo que hay que pedir a la empresa es que envíe un certificado rectificado por el mismo canal telemático, no una carta aparte: el nuevo sustituye al anterior y es el que el SEPE va a leer. Si la empresa se niega, comunícalo en tu oficina de prestaciones aportando las nóminas, el contrato o la carta de despido, que son los documentos con los que se puede contrastar.
Preguntas frecuentes sobre la consulta del certificado de empresa
Las dudas que más se repiten cuando el certificado no está donde debería.
¿Se puede consultar el certificado de empresa sin certificado digital ni Cl@ve?
Por Internet no. La consulta exige identificación electrónica porque enseña datos personales y de cotización. Las dos alternativas son pedir cita previa en tu oficina de prestaciones, donde pueden facilitártelo, o pedirle una copia a la empresa, que también tiene la obligación de entregártela.
¿El certificado de empresa se pide en la Seguridad Social o en el SEPE?
En el SEPE. Es un documento de la prestación por desempleo, no de la Seguridad Social. En la Seguridad Social están el informe de vida laboral y el de bases de cotización, que son otros documentos y no sustituyen al certificado de empresa. Buscarlo en la sede equivocada es uno de los motivos más frecuentes de no encontrarlo.
¿Cuánto tarda en aparecer el certificado de empresa en el SEPE?
Aparece en cuanto la empresa lo transmite, casi siempre el mismo día. El plazo legal para hacerlo son diez días desde el siguiente a tu situación legal de desempleo, así que si a los diez días la consulta sigue vacía, el documento no se ha enviado.
¿Puedo ver certificados de empresa de trabajos antiguos?
Sí. La pantalla lista todos los certificados enviados a tu nombre, no solo el del último trabajo, y de cada uno puedes descargar su PDF. Los muy antiguos pueden faltar: el envío electrónico no se generalizó hasta la Orden TIN/790/2010, y lo entregado en papel antes de eso no está en la consulta.
¿El certificado descargado sirve para solicitar el paro?
Es una copia del documento que la empresa transmitió, así que sirve para comprobar los datos y para cualquier gestión en la que te lo pidan. Ahora bien, si ya aparece en la consulta no tienes que aportarlo: el SEPE ya lo tiene y lo usa de oficio para resolver tu solicitud.
¿Es lo mismo que los certificados que emite el SEPE?
No, y se confunden a menudo. Los certificados que emite el SEPE (de prestación actual, de situación, de IRPF) los expide el propio Servicio sobre lo que tú cobras. El certificado de empresa lo emite tu empresa y sirve para lo contrario: para que el SEPE decida si te corresponde cobrar.
