Qué es una autorización para recoger documentos

Es un escrito firmado por el titular de un documento en el que permite a otra persona retirarlo en su nombre: un certificado de notas, un informe médico, una licencia del ayuntamiento. No hace falta notario. Basta con que identifique a las dos personas y el documento, lleve la firma de quien autoriza y vaya acompañada de una fotocopia de su DNI.

Por detrás hay un mandato, el encargo de hacer algo por cuenta de otro que regula el artículo 1709 del Código Civil. El artículo 1710 admite que se dé por documento privado y hasta de palabra, pero ninguna oficina entrega un papel con datos personales a quien llega sin nada escrito.

Para un paquete o una carta certificada tienes la autorización para recoger en Correos, y para gestiones que no consisten en retirar un papel ya hecho (presentar una instancia, hacer una consulta) sirve la autorización simple para trámites.

Los datos que debe llevar

Si a la autorización le falta un dato, lo normal es que la persona vuelva con las manos vacías. Las tres versiones de esta página piden lo mismo de base:

• Quién autoriza: nombre, apellidos, DNI, NIE o pasaporte, domicilio y un teléfono por si la oficina necesita confirmar algo.
• Quién recoge: nombre, apellidos y número de documento de identidad, que tendrá que enseñar en original.
• El documento concreto y el sitio donde está. "Recoger mis documentos" no basta: hay que decir cuáles.
• Una fecha límite, para que el papel no sirva indefinidamente.
• La fecha y la firma de quien autoriza, y también la de la persona autorizada, que muchas secretarías piden.

A la autorización se grapa la fotocopia del documento de identidad de quien autoriza. Algunos centros quieren también la de la persona autorizada, así que no cuesta nada llevarla.

Antes de ir: muchas universidades, hospitales y ayuntamientos tienen su propio impreso de autorización en su web o en la ventanilla. Si existe, úsalo: es el que conocen en la ventanilla y el que menos dudas da.

Recoger documentos en la universidad o el instituto

Las secretarías de universidades e institutos son las que más piden este papel. El certificado académico, el historial, el resguardo del título o el Suplemento Europeo al Título se entregan en la secretaría a quien presente la autorización y su DNI, como piden los impresos de la Universidad Politécnica de Madrid o de la Universidad Rey Juan Carlos.

El título original es otra historia, y cada universidad decide. La Universidad Carlos III tiene un modelo de autorización para que un tercero retire los títulos oficiales, mientras que la Facultad de Odontología de la Universidad de Sevilla solo los entrega a otra persona con poder notarial. Mira la página de títulos de tu universidad antes de mandar a nadie.

En un instituto funciona igual: la secretaría entrega el certificado de notas o el título de bachillerato o de FP a quien lleve la autorización con las fotocopias de los dos DNI. Si el alumno es menor de edad, los padres lo recogen sin autorización porque ya son sus representantes legales.

Informes médicos y la historia clínica

Los informes de alta, los resultados de pruebas o una copia de la historia clínica también los puede recoger otra persona, si el centro da por acreditada la representación. El artículo 18 de la Ley 41/2002 reconoce al paciente el derecho a acceder a su historia y a obtener copia, y dice que puede ejercerlo por representación debidamente acreditada.

Por eso los centros sanitarios son más estrictos que una secretaría. La versión de informes médicos cita ese artículo, pide el número de tarjeta sanitaria, el parentesco con el paciente y el periodo de la historia que se quiere, y compromete a la persona autorizada a entregar los papeles sin usarlos para otra cosa. Cada centro regula su procedimiento, y la copia de la historia clínica completa suele pedirse en el servicio de atención al paciente o en admisión. Muchos hospitales tienen su propio impreso de solicitud, y si lo tienen es el que hay que usar.

Dos límites que conviene saber. Los profesionales pueden reservarse sus anotaciones subjetivas, que no se entregan ni al paciente. Y la historia de una persona fallecida solo se facilita a sus familiares o personas vinculadas, salvo que el fallecido lo prohibiera.

Un certificado en el ayuntamiento, Hacienda u otra Administración

Recoger un certificado de empadronamiento, una licencia, una tarjeta o una resolución en una oficina pública suele considerarse una gestión de mero trámite. Para esas gestiones, el artículo 5.3 de la Ley 39/2015 presume la representación. En la práctica, como el documento lleva datos personales, la oficina pide la autorización firmada y la copia del DNI.

La versión para la Administración deja claro que solo sirve para recoger ese documento y firmar el recibí. La misma ley exige acreditar la representación para presentar solicitudes, interponer recursos o renunciar a derechos en nombre de otro, así que para eso hace falta la versión con representación de la autorización simple o un apoderamiento apud acta, que además vale para muchos trámites seguidos sin repetir el papel.

En un juzgado no suele bastar con una autorización privada para retirar documentos de un procedimiento: lo normal es que los recoja quien es parte, su abogado o su procurador.

Hasta cuándo vale y cómo se deja sin efecto

La autorización vale hasta la fecha que pongas o hasta que se recoja el documento. Sin fecha, seguiría viva hasta que la revoques, y por eso los tres modelos llevan un hueco para la fecha límite.

Como cualquier mandato, se acaba también por revocación, por renuncia de la persona autorizada o por la muerte de cualquiera de las dos (artículo 1732 del Código Civil). Para anularla antes de tiempo, los modelos prevén un aviso por escrito a la oficina donde está el documento, que es la que tiene que saberlo.

Tres versiones propias y otros modelos que puedes consultar

Las tres versiones tienen la misma base y cambian en lo que pide cada sitio:

• Documentos académicos: para la secretaría de una universidad, un instituto o un centro de FP, con casillas para el certificado de notas, el resguardo del título, el título original y el Suplemento Europeo al Título.
• Informes médicos: para un hospital, un centro de salud o una consulta privada, con la tarjeta sanitaria, el parentesco y la referencia a la Ley 41/2002.
• En una Administración: para recoger un certificado, una licencia o una resolución en un ayuntamiento, una oficina de Hacienda o de la Seguridad Social, limitada a recoger y firmar el recibí.

Para retirar un papel en un banco, una empresa o una gestoría vale la autorización simple.

Los otros cuatro modelos son de otras webs, así que conviene leerlos antes de usarlos. La Universidad Carlos III tiene su impreso para recoger títulos oficiales, un centro educativo de adultos de Sevilla publica uno sencillo para su secretaría, el Consejo Insular de Aguas de Tenerife uno general para solicitar o entregar documentación, y Experto Autorización una plantilla genérica que, tal cual, autoriza también a firmar en tu nombre, así que conviene limitarla al documento concreto.

Preguntas frecuentes

Las dudas que más se repiten al mandar a otra persona a recoger un documento.