Hacer la primera factura como autónomo, o recibir una de un proveedor y no saber si sirve para deducirse el IVA, lleva casi siempre a la misma pregunta: cuáles son los requisitos de una factura para que Hacienda la dé por buena. La duda crece ahora que se acerca la fecha en la que los programas de facturación tendrán que adaptarse a Verifactu.
La respuesta está en el Reglamento de facturación y depende del tipo de factura (completa o simplificada) y de quién sea el cliente. Te explicamos qué datos son obligatorios, en qué plazo hay que emitirla, qué se hace cuando lleva un error y qué multa pone Hacienda cuando falta algo.
Requisitos de una factura: los datos que tiene que llevar
Una factura completa tiene que llevar número, fecha, nombre, NIF y domicilio del que la emite, nombre y domicilio del cliente, descripción de lo vendido, base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA por separado. Los enumera el artículo 6 del Reglamento de facturación, y si falta alguno el cliente no puede usarla para deducirse el IVA.
Uno por uno, esto es lo que pide el reglamento:
- Número y, en su caso, serie. La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie. Las facturas rectificativas van siempre en una serie propia.
- Fecha de expedición. Y, si la venta o el servicio se hicieron otro día, también la fecha de la operación.
- Nombre y apellidos o razón social completa, tanto del que emite la factura como del cliente.
- NIF del emisor. El del cliente es obligatorio en ventas a otro país de la Unión Europea, cuando el cliente es quien paga el IVA (inversión del sujeto pasivo) y en las operaciones hechas en España por un empresario establecido aquí, que son la mayoría.
- Domicilio del emisor y del cliente.
- Descripción de la operación, con el precio unitario sin IVA y los descuentos que no estén ya incluidos en ese precio.
- Tipo de IVA aplicado (21, 10 o 4 por ciento, según el caso).
- Cuota de IVA, escrita por separado.
Hay menciones que solo se añaden en casos concretos. Si la operación está exenta de IVA, la factura tiene que citar el artículo de la ley que la exime o decir que está exenta. Si paga el IVA el cliente, la mención "inversión del sujeto pasivo". Y si se aplica un régimen especial, su nombre: "régimen especial del criterio de caja", "régimen especial de las agencias de viajes" o el de bienes usados.
Cuando una misma factura junta productos con distintos tipos de IVA, o mezcla operaciones exentas con otras que no lo están, la base imponible de cada parte se escribe por separado.
Lo que no es obligatorio: el logotipo, el número de cuenta, la forma de pago o la fecha de vencimiento. Puedes ponerlos, pero su ausencia no invalida la factura. Tampoco es una factura la factura proforma, que es un presupuesto con forma de factura y no sirve para deducirse nada.
Factura completa o simplificada: cuándo basta con un ticket
El ticket de una tienda o de un bar es una factura simplificada, y vale como factura siempre que la operación no pase de 400 euros con IVA incluido. Lo dice el artículo 4 del Reglamento de facturación.
El límite sube a 3.000 euros en una lista cerrada de actividades: venta al por menor a consumidores, venta a domicilio, transporte de personas, bares y restaurantes, peluquerías y centros de belleza, aparcamientos, tintorerías, instalaciones deportivas, autopistas de peaje y alguna más.
La simplificada lleva menos datos (artículo 7): número y serie, fecha, NIF y nombre del que la emite, qué se ha vendido, el tipo de IVA (vale poner "IVA incluido") y el total. No hace falta identificar al cliente.
| Dato | Factura completa | Factura simplificada |
|---|---|---|
| Límite de importe | Ninguno | 400 euros, o 3.000 en ciertas actividades |
| Datos del cliente | Nombre y domicilio, y casi siempre NIF | No hacen falta, salvo que el cliente empresario los pida |
| Cuota de IVA | Siempre por separado | Basta el tipo y el total |
| Ventas a la UE | Sí | No se puede usar |
Cuando el cliente es una empresa o un autónomo y lo pide, la simplificada tiene que añadir su NIF, su domicilio y la cuota de IVA separada. Con eso ya le sirve para deducirse el IVA. Quien emite los dos tipos de factura en el mismo año tiene que llevarlos en series distintas.
Cuándo se emite una factura y en qué plazo
La regla general es que la factura se emite en el momento de la operación. Pero cuando el cliente es un empresario o un profesional, hay margen hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA, según el artículo 11 del Reglamento de facturación.
Ejemplo
Una diseñadora autónoma entrega a una empresa el 20 de marzo el logotipo que le encargó. Como el cliente es una empresa, puede emitir la factura hasta el 15 de abril. Si el mismo trabajo fuera para un particular, la factura tendría que salir el 20 de marzo.
También hay que emitir factura por los anticipos: si el cliente paga una parte antes de recibir el producto o el servicio, ese pago lleva su propia factura (artículo 2). La factura, además, se envía al cliente en ese mismo plazo.
Una vez emitida, el que la expide guarda una copia y el que la recibe guarda el original, durante el plazo de la Ley General Tributaria (artículo 19 del reglamento). En la práctica, al menos los cuatro años que tiene Hacienda para revisar un impuesto.
Quién está obligado a facturar y si se puede hacer solo con el DNI
Están obligados a facturar los empresarios y los profesionales (sociedades y autónomos) por todo lo que venden o cobran en su actividad, incluso cuando la operación está exenta de IVA. Un particular que vende algo suyo de forma puntual no emite factura: le basta con un recibo de pago firmado.
Sobre el DNI: en una persona física española, el NIF es el número del DNI con su letra, así que un autónomo factura con ese número. Lo que no basta es tener DNI. Para facturar hay que ejercer una actividad y estar dado de alta en Hacienda con la declaración censal, porque esas facturas generan IVA que se declara.
El reglamento libera de facturar en algunos casos (artículo 3). Por ejemplo, a los comerciantes minoristas en recargo de equivalencia del IVA y a quienes están en módulos de IVA. Pero esa excepción cae cuando el cliente es otro empresario o un profesional: a una empresa siempre se le factura, sea cual sea el régimen del que vende.
Tampoco sustituye a la factura el albarán. El albarán de entrega prueba que la mercancía llegó, pero no permite deducirse el IVA.
Si la factura tiene un error: no se anula, se rectifica
Una factura ya emitida no se borra ni se cancela. Si tiene un dato mal o falta alguno, o el IVA se calculó mal, se emite una factura rectificativa: una factura nueva que identifica la original y dice qué cambia. Lo regula el artículo 15 del Reglamento de facturación.
Hay que emitirla en cuanto se detecta el fallo, con un límite de cuatro años desde que se devengó el IVA de la operación. También hace falta cuando cambia el precio después de facturar, por ejemplo porque el cliente devuelve parte del pedido o se le hace un descuento.
La rectificativa va en su serie propia, distinta de la normal, y puede indicar solo el importe de la corrección (en positivo o en negativo) o cómo queda la factura después del cambio, señalando igualmente la diferencia. Una misma rectificativa puede corregir varias facturas a la vez si las identifica todas.
Lo que no es rectificativa es cambiar un ticket por una factura completa. Si el cliente pide la factura con sus datos después de pagar, se emite una completa en sustitución del ticket, siempre que el ticket cumpliera sus propios requisitos.
Verifactu y factura electrónica: desde cuándo son obligatorias
Son dos obligaciones distintas. Verifactu afecta al programa con el que se hacen las facturas: tiene que guardar cada registro de forma que no se pueda alterar y, en su modalidad VERI*FACTU, enviarlo a Hacienda. La factura electrónica afecta al formato en que se manda la factura al cliente.
Para los programas de facturación, el Real Decreto-ley 15/2025 retrasó la adaptación. Según la nota de la Agencia Tributaria, las sociedades que presentan el Impuesto sobre Sociedades tienen que estar adaptadas antes del 1 de enero de 2027 y el resto, incluidos los autónomos, antes del 1 de julio de 2027. Hasta entonces es un periodo de pruebas.
Las facturas hechas con un programa adaptado llevan dos cosas más: un código QR y, si el programa envía los registros a Hacienda, la frase "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERI*FACTU" (artículo 6.5 del reglamento).
Fechas pendientes de cambio: el 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda comunicó que prevé ampliar otra vez el plazo de adaptación. Mientras no se publique en el BOE, siguen valiendo las fechas de 2027.
La factura electrónica entre empresas y autónomos la impuso la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, pero su calendario cuenta desde que se aprueba el reglamento que la desarrolla: un año después para quienes facturan más de 8 millones de euros al año y dos años después para el resto. Además, su entrada en vigor depende de que la Unión Europea autorice a España a exigirla.
Sanciones por emitir facturas sin los requisitos
Emitir una factura sin los datos obligatorios es una infracción grave que se castiga con una multa del 1 por ciento del importe de las operaciones afectadas. Lo fija el artículo 201 de la Ley General Tributaria, que también incluye los fallos al enviar, rectificar o conservar facturas.
No emitir la factura, o no conservarla, sube la multa al 2 por ciento del importe. Si Hacienda no puede saber cuánto se facturó, la sanción es de 300 euros por cada operación sin factura.
Lo más grave es poner datos falsos: es una infracción muy grave con una multa del 75 por ciento del importe de las operaciones. Y en todos los casos la multa se dobla (sube un 100 por ciento) cuando el incumplimiento es sustancial.
Aparte de la multa, la consecuencia más inmediata la sufre el cliente: sin una factura completa, una empresa o un autónomo no puede deducirse el IVA que ha pagado. Por eso es habitual que el cliente devuelva la factura y pida otra correcta.
