Modelo de recibo de pago (recibí) en Word y PDF
Si pagas o cobras algo entre particulares, sin un recibo firmado solo tienes tu palabra para demostrarlo. Aquí tienes dos modelos de recibo de pago para descargar en Word y PDF, uno para un pago completo y otro para un pago a cuenta, con el texto que de verdad acredita lo cobrado.
Qué es un recibo de pago y para qué sirve
Un recibo de pago es el documento que acredita que una cantidad de dinero ha cambiado de manos entre dos personas, y por qué concepto. No transmite ningún bien ni crea una obligación nueva: solo deja constancia de que un pago ya se hizo.
Su valor no es simbólico. Un documento privado firmado por las dos partes tiene, entre ellas, el mismo valor que una escritura pública, según el artículo 1225 del Código Civil. Eso significa que, si hay una discusión después (que si se pagó, que si no, que si fue por otro concepto), el recibo firmado es la prueba que corta la duda.
Qué tiene que incluir
Un recibo completo lleva siempre estos datos.
- Quién entrega y quién recibe el dinero, con nombre y DNI o NIE de ambos.
- La cantidad, en número y en letra, para evitar errores o alteraciones.
- El concepto: por qué se paga esa cantidad, con el detalle suficiente para identificarlo.
- La fecha y el lugar en que se hace el pago.
- La firma de quien recibe el dinero, y en la práctica también conviene la de quien lo entrega.
Recibo o factura: cuál toca en cada caso
Entre particulares que no ejercen una actividad económica, un recibo es suficiente: no hay obligación de emitir factura porque no hay una operación sujeta a IVA. La factura entra en juego cuando quien cobra es un autónomo o una empresa, y entonces tiene que cumplir los requisitos del Reglamento de facturación (numeración, datos fiscales, desglose del IVA).
Un caso intermedio habitual es el recibo de alquiler, que entre particulares sigue funcionando como recibo y no como factura, aunque el propietario declare esa renta en la Renta. Si es tu caso, tienes un modelo específico en el recibo de alquiler, con los campos propios de una renta mensual.
Cuánto tiempo hay que guardarlo
La razón práctica para conservar un recibo es que sirva de prueba si alguien reclama algo relacionado con ese pago más adelante. El plazo general para reclamar por vía civil es de cinco años desde que se pudo exigir el cumplimiento de la obligación, según el artículo 1964 del Código Civil, reformado por la Ley 42/2015. Guardar los recibos ese tiempo cubre la inmensa mayoría de los casos.
Dos modelos según el pago sea completo o parcial
En la caja de arriba hay dos modelos propios en Word y PDF, más tres alternativas de otras webs.
- Recibo de pago simple: para cuando el importe se paga de una vez y no queda nada pendiente.
- Recibo de pago a cuenta: para un anticipo o un primer plazo de una cantidad mayor, con el importe total pactado y el saldo que queda pendiente ya reflejados en el propio documento.
De las webs externas, Wynges explica el recibo con más contexto legal, Plantillama ofrece varios formatos descargables y Guía del Empresario tiene plantillas orientadas a autónomos. Son modelos de terceros: conviene revisarlos con el mismo cuidado que el nuestro antes de usarlos.
Preguntas frecuentes
Las dudas más habituales sobre el recibo de pago.
¿Tiene el mismo valor un recibo que una factura?
No para efectos fiscales. La factura es obligatoria en operaciones entre empresas o profesionales, con requisitos del reglamento de facturación. El recibo entre particulares no lleva IVA ni esos requisitos, pero sí sirve como prueba de que el pago se hizo.
¿Es válido un recibo sin firma?
Pierde fuerza probatoria. Un documento privado firmado por las dos partes tiene el mismo valor que una escritura pública entre quienes lo firman, según el artículo 1225 del Código Civil. Sin firma, sigue siendo un indicio, pero mucho más fácil de discutir.
¿Cuánto tiempo hay que guardar un recibo?
Al menos cinco años, que es el plazo general de prescripción de las acciones personales según el artículo 1964 del Código Civil tras la reforma de la Ley 42/2015. Pasado ese plazo sin que nadie reclame nada, ya no hace falta conservarlo.
¿Puedo hacer un recibo por un pago en efectivo?
Sí, el recibo no depende de la forma de pago. Lo importante es que refleje la cantidad, el concepto y las partes, sea el pago en efectivo, transferencia o cheque.