Sin el certificado de defunción no se cobra un seguro de vida, no se pide la pensión de viudedad, no se cancela una cuenta ni se abre una herencia. Lo expide el Registro Civil, es gratuito y se puede pedir por Internet en la sede del Ministerio de Justicia: con Cl@ve o certificado digital se descarga en el momento si la inscripción está informatizada, y sin identificación llega por correo en unos 15 días. Estas son las vías, los tipos de certificado y a quién se lo dan.
Qué es y en qué se diferencia del certificado médico
El certificado de defunción es el documento del Registro Civil que da fe de la muerte de una persona y de la fecha, la hora y el lugar en que se produjo, con la identidad del fallecido. Sale de la inscripción de la defunción, que la Ley del Registro Civil declara obligatoria (artículo 62), y tiene valor de prueba plena ante cualquier organismo, banco o notaría.
Se confunde a menudo con el certificado médico de defunción, que es otro papel: lo firma el médico que constata la muerte y sirve para que la funeraria pueda inscribir el fallecimiento en el Registro Civil y obtener la licencia de entierro o incineración. Ese certificado médico no lo pide la familia a nadie, lo gestiona la funeraria. El que hace falta después para todos los trámites es el del Registro Civil, y ese no lleva la causa de la muerte: la ley la deja fuera de la inscripción y de la publicidad (artículo 66).
Literal, extracto, plurilingüe o negativo: cuál pedir
El Registro Civil expide varias clases de certificado, y pedir el equivocado obliga a volver a empezar. Con la duda, se pide el literal: es el que aceptan todos.
- Literal. Copia íntegra de la inscripción, con todos los datos. Es el que exigen bancos, aseguradoras, notarías y la Seguridad Social.
- Extracto. Un resumen de la inscripción. Puede ser ordinario (en castellano), bilingüe en las comunidades con lengua cooficial, o plurilingüe, el modelo internacional que vale en los países del Convenio de Viena sin traducción ni legalización: es el que hay que pedir si el certificado se va a presentar en el extranjero.
- Negativo. Acredita que una defunción no consta inscrita en ese Registro. Se usa, por ejemplo, para declarar el fallecimiento de una persona desaparecida.
El certificado electrónico que se descarga de la sede lleva un código seguro de verificación (CSV), y cualquier organismo puede comprobar su autenticidad en la propia sede sin identificarse. Vale exactamente igual que el de papel.
Quién puede pedirlo
Cualquier persona con interés en conocer el dato, sin tener que ser familiar ni acreditar parentesco. Es la regla general de publicidad del Registro Civil (artículos 80 y siguientes). Solo quedan fuera los datos especialmente protegidos del artículo 83, que no aparecen en un certificado de defunción ordinario: filiación adoptiva o desconocida, rectificación de sexo, cambios de apellido por violencia de género, discapacidad y medidas de apoyo. Si una inscripción los contiene y el titular ha fallecido, para verlos hace falta autorización del juez.
Lo que sí hace falta para que lo encuentren son los datos de la inscripción: nombre y apellidos del fallecido, fecha y lugar del fallecimiento, y si se conocen, el DNI y el nombre de los padres. Con el tomo y la página de la inscripción, que figuran en el libro de familia o en un certificado anterior, la búsqueda es inmediata.
Pedirlo por Internet con Cl@ve: en el momento
La vía rápida es el trámite con identificación de la sede electrónica del Ministerio de Justicia. Con Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico el sistema busca la inscripción en el Registro Civil informatizado y, si la encuentra, expide el certificado en el acto como documento electrónico con CSV. Si no está digitalizada, avisa en pantalla de que se enviará por correo postal al domicilio indicado, o de cómo hay que pedirlo.
- Entra en la sede, apartado de certificado de defunción, y elige el trámite con identificación.
- Identifícate con Cl@ve, certificado digital o DNI electrónico.
- Rellena los datos del fallecido y del Registro Civil donde está inscrito, y elige el tipo (literal, extracto, plurilingüe).
- Descarga el PDF. Si no se puede emitir en línea, guarda el justificante de la solicitud.
Una limitación que conviene saber: no se admite una nueva solicitud del mismo certificado hasta pasados 15 días de la anterior, salvo que se emita en el momento. Si hay que entregar varios originales, se piden en la misma solicitud o se usa el electrónico, que se imprime tantas veces como haga falta.
Sin Cl@ve: por correo, en persona o en el Juzgado de Paz
Quien no tenga Cl@ve ni certificado digital tiene tres opciones, todas gratuitas:
- Formulario online sin identificación, en la misma sede. El certificado llega siempre por correo ordinario al domicilio que se indique, y el plazo habitual ronda los 15 días, más en los registros de las grandes capitales.
- En persona, en la oficina del Registro Civil donde está inscrita la defunción o en el Juzgado de Paz del municipio, con el DNI. En muchos registros se entrega en el acto, y en los grandes hace falta cita previa.
- Por correo postal, con una carta o el formulario impreso dirigido al Registro Civil, indicando los datos del fallecido, el tipo de certificado y la dirección de envío.
Cuidado con las webs de pago: el certificado de defunción es gratis y solo lo expide el Registro Civil. Las páginas que cobran 20 o 30 euros por «tramitarlo» se limitan a rellenar el mismo formulario de la sede en tu nombre.
Fallecidos en el extranjero
Cuando un español muere fuera de España, la defunción se inscribe en el Registro Civil consular del país donde ocurrió, con el certificado local, y desde ahí pasa al Registro Civil Central de Madrid. El certificado español se pide después al consulado o al Registro Civil Central por las mismas vías. Si el fallecido era extranjero y murió fuera, no hay inscripción en España: el certificado es el de su país, y para usarlo aquí necesita apostilla o legalización y traducción jurada.
Para qué se necesita y qué viene después
El certificado literal es la llave del resto de trámites, y conviene pedir varias copias o el electrónico desde el principio:
- El certificado de últimas voluntades, que dice si hay testamento. Si la defunción está inscrita en un Juzgado de Paz o es anterior a abril de 2009, hay que adjuntar el literal de defunción.
- La pensión de viudedad u orfandad en la Seguridad Social, y la baja del fallecido si cobraba una pensión.
- Los seguros de vida y de decesos, y la cancelación o cambio de titular de cuentas, suministros y contratos.
- El impuesto de sucesiones y la aceptación de la herencia, con el plazo de seis meses corriendo desde la fecha que figura en el certificado.
- El permiso por fallecimiento en el trabajo, que la empresa suele pedir justificar con este documento o con el del tanatorio.
Preguntas frecuentes
Las dudas más habituales sobre el certificado de defunción.
¿Cuánto tarda el certificado de defunción?
Por Internet con Cl@ve o certificado digital, en el momento si la inscripción está informatizada. Sin identificación o por correo, unos 15 días, algo más en los registros de las grandes ciudades. En persona suele entregarse en el acto.
¿Cuánto cuesta el certificado de defunción?
Nada. Los certificados del Registro Civil son gratuitos por cualquiera de las vías: Internet, correo o presencial. Las webs que cobran por tramitarlo solo rellenan el formulario oficial en tu nombre.
¿Puede pedirlo alguien que no sea familiar?
Sí. La publicidad del Registro Civil es general y cualquier persona con interés puede pedir un certificado de defunción con los datos del fallecido. Solo los datos especialmente protegidos del artículo 83 de la Ley del Registro Civil quedan fuera.
¿Qué certificado necesito para el banco o la herencia?
El certificado literal de defunción. Es la copia completa de la inscripción y el que aceptan bancos, aseguradoras, notarías y la Seguridad Social. El extracto sirve para trámites menores y el plurilingüe para presentarlo en el extranjero.
¿El certificado de defunción caduca?
No tiene fecha de caducidad legal, porque certifica un hecho que no cambia. Algunos organismos y bancos piden que tenga menos de tres meses, así que si ha pasado tiempo conviene pedir uno nuevo, que es gratis.
