Qué es el mandato SEPA y para qué sirve

La orden de domiciliación de adeudo directo SEPA, que los bancos llaman también mandato SEPA, es el documento con el que el titular de una cuenta da dos permisos a la vez: al acreedor, para que mande sus recibos al banco, y a su propio banco, para que los cargue en la cuenta. Sin ese papel firmado, cada cargo cuenta como un pago no autorizado.

Lo usan el gimnasio, el colegio, la comunidad de propietarios, el casero que cobra la renta por recibo o el proveedor que factura cada mes a una empresa. Quien cobra se llama acreedor y quien paga, deudor. Si lo que buscas es entender cómo funcionan los recibos domiciliados en general, lo tienes en nuestra guía de la domiciliación bancaria.

Tres reglas que conviene tener claras, sacadas de las preguntas frecuentes sobre el mandato de sepaesp.es, la web oficial de SEPA en España:

• Se firma antes del primer cobro, y la firma es del titular de la cuenta o de quien tenga poder para ello.
• No vale por teléfono ni con un correo sin firmar: hace falta firma manuscrita o firma electrónica avanzada.
• El original se lo queda el acreedor, que es quien tiene que guardarlo. En la orden básica, el banco del deudor no lo recibe ni lo valida.

Tres modelos según quién paga y qué necesitas

Las dos órdenes llevan los datos que exige el Reglamento (UE) 260/2012 y el texto de autorización que usan los bancos españoles. La carta es para el paso contrario:

• Orden básica (CORE): la de siempre, válida para cualquier deudor, particular o empresa. Es la que necesitas casi siempre.
• Orden B2B: solo cuando el que paga es una empresa o un autónomo. Pide su NIF y lleva la renuncia a la devolución propia de este esquema.
• Carta al banco: para revocar una domiciliación, pedir la devolución de un recibo en las ocho semanas siguientes al cargo o reclamar uno que no autorizaste.

Cómo rellenar la orden de domiciliación, campo a campo

El formulario lo preparan entre los dos. Lo normal es que el acreedor entregue la orden con su parte ya escrita y el deudor solo complete la suya y firme.

Lo que rellena el acreedor:

• Referencia de la orden de domiciliación: el código que identifica este mandato (lo vemos en la sección siguiente).
• Identificador del acreedor: el código que le da su banco para poder emitir adeudos SEPA. En España se forma a partir de su NIF.
• Nombre y dirección completa del acreedor, con el país.

Lo que rellena el deudor:

• Nombre del titular o titulares de la cuenta de cargo y su dirección. Si la cuenta es de otra persona, tiene que firmar ella.
• IBAN de la cuenta. En España tiene 24 posiciones y empieza por ES. Un solo dígito mal y el recibo vuelve.
• BIC o Swift del banco, de 8 u 11 caracteres. Desde 2016 el banco no puede exigirlo (artículo 5.7 del Reglamento 260/2012), pero muchas órdenes lo siguen pidiendo y no estorba ponerlo.
• Tipo de pago: recurrente si habrá cobros periódicos (una cuota, una renta) o único si es un solo cargo.
• Fecha, localidad y firma.

El diseño es libre: cada empresa puede poner su logotipo o añadir un campo de concepto, siempre que estén los datos obligatorios y quede claro que es una orden de adeudo directo SEPA. Firmada, la orden vuelve al acreedor, no al banco.

La referencia de la orden de domiciliación: qué es y quién la pone

Es el número de expediente del mandato. La asigna el acreedor, tiene hasta 35 caracteres alfanuméricos y tiene que ser distinta para cada mandato. El banco la recibe con cada recibo y así sabe a qué autorización corresponde el cargo.

Por eso el deudor no se la inventa: si te dan una orden con esa casilla vacía, pregunta al acreedor qué número va, o déjala en blanco para que la rellene él antes de presentarla. Cada empresa sigue su propio sistema (el número de socio, el de contrato, una combinación de fecha y cliente).

Para cobros recurrentes, la referencia y el identificador del acreedor tienen que mantenerse iguales mientras dure el mandato. Como deudor, la encuentras en el extracto o en el detalle del recibo en la banca en línea, y te hará falta si un día quieres devolver un cargo o pedir al banco que bloquee a ese acreedor.

Básica (CORE) o B2B: la diferencia está en la devolución

Los dos esquemas comparten formulario y casi todo el funcionamiento. Lo que cambia es quién puede usar cada uno y si el que paga puede echarse atrás después del cargo.

	Básica (CORE)	B2B
Quién paga	Cualquiera: particular, autónomo o empresa	Solo empresas o autónomos
Recibo autorizado	Devolución sin dar motivos en 8 semanas	Sin derecho a devolución una vez cargado
Recibo no autorizado	Hasta 13 meses	Hasta 13 meses, salvo pacto con el banco
Papel del banco	Carga el recibo sin preguntar	Pide autorización al deudor antes de cargar

Para el acreedor, el B2B da seguridad: el cliente no puede devolver un recibo legítimo por capricho. Tiene dos condiciones. Hace falta una orden nueva (una CORE no se convierte en B2B) y el banco del deudor tiene que trabajar con ese esquema, que es opcional. Lo permite el artículo 34 del Real Decreto-ley 19/2018, que deja pactar con el banco que no haya derecho de devolución cuando el que paga no es un consumidor (en parte, solo si además no es una microempresa).

Si eres particular y te piden firmar una orden B2B, no la firmes: ese esquema es solo para empresas y autónomos, y con él perderías el derecho a devolver recibos. Pide la orden básica.

Ocho semanas para devolver un recibo, trece meses si no lo autorizaste

Haber firmado la orden básica no te deja sin defensa. El artículo 48.2 del Real Decreto-ley 19/2018 te da un derecho incondicional de devolución en los adeudos SEPA, y el artículo 49 fija el plazo: ocho semanas desde la fecha del cargo. No tienes que explicar por qué. El banco tiene diez días hábiles para devolverte el dinero y, en estos adeudos, no puede negarse salvo el pacto del artículo 48.4 (cuando autorizaste el cargo directamente al banco y te avisaron con cuatro semanas).

Cuando nunca firmaste la orden, o la habías revocado antes del cargo, el recibo es no autorizado. Entonces el plazo es de trece meses desde el adeudo, siempre que lo comuniques al banco sin demora en cuanto lo veas (artículo 43). El banco tiene que devolverlo como tarde al final del día hábil siguiente, salvo que sospeche fraude y lo comunique al Banco de España (artículo 45). Si reclamas un recibo como no autorizado pasadas las ocho semanas, el acreedor puede demostrar con el mandato firmado que sí lo estaba.

Devolver un recibo no borra la deuda. Si el cobro era correcto, el acreedor puede reclamártelo por otra vía, y en un contrato de alquiler o de suministro el impago tiene sus propias consecuencias.

Revocar una domiciliación: hasta el día hábil anterior al cargo

Puedes retirar el permiso cuando quieras. Al revocarlo, todos los recibos futuros de ese acreedor pasan a ser no autorizados (artículo 36.3 del Real Decreto-ley 19/2018). Para frenar un recibo concreto, la orden tiene que llegar al banco como tarde al final del día hábil anterior a la fecha del cargo (artículo 52.3).

La revocación se hace en el banco, desde la banca en línea o por escrito con la carta de esta página. El Reglamento 260/2012 te deja además pedir al banco que limite los cargos de un acreedor a un importe o una periodicidad, o que los bloquee todos. Avisa también al acreedor: si te das de baja de un servicio, la baja va por su lado, como en la carta para dar de baja un seguro.

Dos casos que no exigen firmar otra orden: si cambias de cuenta, basta con dar el IBAN nuevo al acreedor, que lo anota como una modificación del mandato. Y si el acreedor pasa 36 meses sin presentar ningún recibo, el mandato caduca solo y tendrá que pedirte uno nuevo.

Si eres tú quien cobra los recibos

Un autónomo, una asociación o un casero que quiere cobrar por domiciliación necesita antes que su banco le dé el identificador de acreedor y el servicio de adeudos. Después, con cada cliente:

1. Le das la orden con tus datos y una referencia única, y la firma antes del primer cobro.
2. Guardas el original y sus cambios mientras dure el mandato y después, porque es tu prueba si el cliente reclama un cargo como no autorizado.
3. Le avisas de cada cargo con 14 días naturales de antelación, salvo que hayáis pactado otro plazo.
4. Presentas los recibos al banco con la antelación de su esquema, en el formato de fichero que te pida.

Una regla que se olvida: no puedes exigir que la cuenta sea de un banco español. El artículo 9.2 del Reglamento 260/2012 prohíbe al acreedor decir en qué Estado miembro tiene que estar la cuenta, siempre que admita adeudos SEPA.

En un alquiler, la renta domiciliada se pacta en el contrato de alquiler y la orden se firma aparte. El casero tiene que dar al inquilino un recibo de alquiler de cada pago, salvo que hayan pactado un medio de pago que ya lo acredite (artículo 17.4 de la Ley de Arrendamientos Urbanos), y el cargo domiciliado en el banco cumple esa función si así se pacta.

Otros modelos que puedes consultar

En la caja de descarga tienes también cuatro modelos de otras webs. Onlygal ofrece una orden B2B en Word en blanco. El Colegio de Aparejadores de Alicante tiene una orden básica en PDF, en blanco y bilingüe. La Cámara de Comercio de Soria tiene la suya en Word y la Federación de Técnicos Tributarios (FETTAF) una en PDF rellenable y bilingüe. Estas dos últimas llevan ya los datos de su entidad como acreedora: sirven para ver un ejemplo rellenado, no para usarlas tal cual.

Preguntas frecuentes

Lo que más se pregunta antes de firmar o de rellenar una orden de domiciliación SEPA.